Как составить техническое задание?

Вся наша жизнь состоит из технических заданий, в той или иной степени: когда мы объясняем кому-то, какой кошачий корм купить или как поливать домашние цветы, пока мы в отпуске. Когда говорим человеку, что его слова нас обижают и больше так разговаривать с вами не нужно. Конечно, когда ставим перед подрядчиком или сотрудником задачу, любую.

Иными словами, умение формировать ТЗ нужно нам во всех ситуациях, где мы должны объяснить другому человеку или команде, что нам конкретно нужно, чтобы они сделали. И это касается не только работы.

На практике я встречаю адекватно написанное ТЗ в одном случае из десяти. В девяти случаях приходится пробираться сквозь словесные дебри; додумывать, что имелось в виду; задавать еще 10 дополнительных вопросов, пару раз созваниваться.

Самые частые ситуации, которые я встречаю:

• ТЗ составляет не специалист, а человек, плохо погруженный в тему.
• ТЗ составляет специалист с профдеформацией. Ему кажется, что все знают то, то знает он.
• У человека нет навыка объяснять, последовательно излагать свои мысли, выделять главное, разбивать большую мысль на тезисы и пункты.
• ТЗ написано неаккуратно: с обилием ошибок, описок, в документе мы видим кучу шрифтов и непонятных гиперссылок.
• Человек вообще не понимает, что писать в ТЗ: ему кажется, что все очевидно.
• В ТЗ пропущены важные детали.
• У человека, формирующего ТЗ, нет четкого понимания конечного результата.

Вы наверняка слышали цитату «Какое Т З — результат ХЗ». Все слепые пятна могут вылиться в кучу потраченного времени и денег.

ТЗ — инструмент коммуникации. Он должен исключать двусмысленность и недопонимание во взаимодействии.
На практике это документ, в котором мы максимально четко и понятно фиксируем требования к проекту, задаче.
Для того, чтобы было более понятно:

Это не ТЗ, а просьба:
Пожалуйста, пришлите мне логотип.

Вот это уже ТЗ:
Мне нужен исходник вашего логотипа.
Требования: логотип в исходном файле — формате того графического редактора, где логотип создавался; или в формате png (без фона), pdf.
Куда отправить: на почту sales@frogz.ru
Срок: до пятницы 18.00
Где можно его найти: исходник логотипа вам вероятно отправлял дизайнер после согласования логотипа
Просьба оставляет нам больше свободы: ее мы можем выполнить по своему усмотрению. В техническом задании мы четко указываем, что нам нужно.

1.Общая информация

Обязательно дайте вводную информацию для исполнителя: расскажите о себе, своей компании, чем вы занимаетесь, кто ваша целевая аудитория. Прикрепите ссылки на ресурсы, где можно почитать о вас.
Так исполнитель сможет глубже вникнуть в поставленную задачу и избежать элементарных ошибок.

2.Конкретика и однозначность

В техническом задании старайтесь избегать прилагательных, содержащих в себе оценку и личное мнение: красивый, интересный, привлекательный. Для одного человека красиво вот это, для вас — другое. Чем больше конкретики, тем лучше.
Эх, сколько раз я видела, что текст должен быть «вкусный», а баннер «дышать» или «цеплять». После подобных рекомендаций вся команда собирается у экрана, специалисты задумчиво почесывают головы и гадают, что бы это могло значить.
Наша задача: минимизировать недопонимания. Лучше постараться определить для себя конкретные требования к задаче еще до составления ТЗ для исполнителя.
Бывает, что на просьбу уконкретить техзадание заказчик отвечает: «Я что, должен за вас выполнить вашу работу?
Предлагайте что-то!"
Дело не в этом. Важно попытаться уконкретить ваши мысли, указать исполнителю верное направление. Нужен «вкусный текст»? Что это значит? Как вы понимаете, что вот текст «вкусный»? Может он написан с юмором? В нем нет формализмов? Вам откликается тематика текста? Может есть примеры «вкусных» текстов?

3.Рабочая эмпатия

Честно говоря, не знаю, как этому научить. По моим ощущениям, у менеджеров в один момент копится критическая сумма опыта, и они начинают понимать, о чем я говорю.
Речь идет о корректной оценке уровня познаний/включения в задачу того, кому адресовано техническое задание.
Предположим, мы оформляем социальные сети. Наш дизайнер делал это уже 100 раз, мы давно с ним работаем. Для него достаточно поверхностного описания блоков, которые мы оформляем, и текста на них.
А есть дизайнер, которого мы привлекли со стороны. Он ни разу не работал с соцсетями. Соответственно, для него необходимо указать все размеры изображений, показать на скриншотах, какие блоки он будет иллюстрировать, прикрепить примеры уже готовых блоков.
Во втором случае нам нужно уделить гораздо больше времени написанию технического задания.
Понимание степени детализации технического задания под конкретного исполнителя приходит с опытом.

4.Структурное мышление

Описывайте картину в общем, затем раскладывайте ее на составные части. Старайтесь двигаться от общего к частному.
Если мы даем техническое задание на разработку сайта, сначала просто рассказываем о проекте, компании, функциях сайта. Затем говорим о наших пожеланиях по дизайну: цветовой гамме, фирменному стилю. Затем рассказываем, из каких страниц сайт должен состоять, какая на каждой странице должна быть информация. Затем переходим к описанию каждого блока на каждой странице.

5.Аккуратно! Грамотно! Чисто!

Когда я училась в университете, моей подруге преподаватель вернул курсовую, которую она судорожно писала всю ночь: распечатанная работа состояла из веселого микса разных шрифтов, неудаленных гиперссылок. Про знаки препинания, абзацы и отступы я вообще молчу. Наполнение курсовой было хорошим, но преподаватель даже не стал ее читать.
Какой я вывод сделала еще тогда: качество наполнения вторично. Документ должен легко читаться: заголовки, подзаголовки, тезисы. В противном случае, никто не будет в нем копаться.
Оформление документа может или убить хорошее ТЗ или улучшить

6.Ссылки на дополнительные материалы

В техническом задании мы обязательно прикладывайте все материалы/ссылки на ресурсы, которые помогут исполнителю выполнить задачи. Поясните, зачем вы их приложили. Старайтесь заранее предвидеть вопросы исполнителя.

7.Некоторые люди неисправимы

Что я поняла за годы работы. Писать Т З, тем более с 0 — это или дар, или наработанный временем навык. Некоторых людей невозможно этому научить или научить быстро, но можно упростить жизнь и им, и себе.
Если какой-то процесс у вас постоянно повторяется (например, вы часто пишете ТЗ на баннеры) подготовьте шаблон. Создайте базу знаний с готовыми техническими заданиями. Постоянно дорабатывайте шаблоны.